• imiona i nazwisko,
• imiona rodziców,
• numer PESEL,
• adres zamieszkania, ewentualnie adres do doręczeń,
• dokument stwierdzający tożsamość: dowód osobisty, paszportu, karta pobytu,
• NIP – dot. osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą,
• stan cywilny, ewentualnie wypis aktu notarialnego umowy majątkowej małżeńskiej,
• w przypadku działania przez pełnomocnika: oryginał pełnomocnictwa;

W przypadku osób prawnych (lub spółek osobowych):

• aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)/informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców,
• numery REGON i NIP – jeśli nie wynikają z odpisu z KRS, ewentualnie adres do doręczeń,
• dane osób fizycznych reprezentujących podmiot – imiona, nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania,
• statut lub umowa spółki (tekst jednolity),
• uchwała właściwego organu osoby prawnej obejmująca zgodę na dokonanie czynności, chyba że z ustawy albo z aktu założycielskiego lub statutu osoby prawnej wynika, że uchwała taka nie jest potrzebna.

• dane osobowe mocodawcy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania),
• dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL),
• zakres pełnomocnictwa,
• w przypadku pełnomocnictwa szczególnego np. dotyczącego zbycia lub nabycia nieruchomości – opis nieruchomości (numer księgi wieczystej, części składowe itp.)

• dane osobowe sporządzającego testament,
• dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, data i miejsce urodzenia),
• w przypadku wydziedziczenia – dane osoby wydziedziczanej (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, data i miejsce urodzenia) oraz przyczyny wydziedziczenia,
• w przypadku ustanawiania zapisu lub polecenia – treść polecenia bądź opis przedmiotu zapisu

• dane osobowe przyjmującego/odrzucającego spadek,
• odpis skrócony aktu zgonu zmarłego, po którym ma być złożone oświadczenie o odrzuceniu lub przyjęciu spadku,
• informacja czy zmarły sporządził testament,
• informacja o innych spadkobiercach ustawowych bądź testamentowych – jeśli wiadome (imiona i nazwiska oraz adresy zamieszkania, informacja o osobach, które już odrzuciły lub przyjęły spadek – wskazanie daty i aktu zawierającego odrzucenie),
• jeżeli toczy się postępowanie sądowe – numer sygnatury akt

• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
• wszystkie testamenty spadkodawcy, jeżeli został sporządzone,
• akty stanu cywilnego spadkobierców: akty urodzenia, akty małżeństwa (kobiety zamężne) lub akty zgonu
• PESEL zmarłego,
• dane osobowe spadkobierców,
• numery ksiąg wieczystych lub dokumenty potwierdzające własność nieruchomości wchodzących w skład spadku po zmarłym (bądź spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, dla którego prowadzona jest księga wieczysta)
• umowy o zrzeczeniu się dziedziczenia zawarte pomiędzy spadkodawcą a spadkobiercami, jeśli zostały sporządzone
• oświadczenia o odrzuceniu lub przyjęciu spadku, jeśli zostały złożone przed przystąpieniem do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia

• dane osobowe stron umowy,
• odpis zwykły księgi wieczystej lub numer księgi wieczystej,
• podstawa nabycia nieruchomości, (np. wypis aktu notarialnego, odpis prawomocnego postanowienia Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu, wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia),
• wypis z rejestru gruntów oraz wypis i wyrys z mapy ewidencyjnej (w przypadku odłączenia działki z księgi wieczystej i założenia dla niej nowej księgi wieczystej tj. np. gdy sprzedajemy tylko jedną działkę a w księdze wieczystej zostają inne działki); każdy z dokumentów powinien być przeznaczony do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
• wypis z kartoteki budynków – jeżeli została założona,
• zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo o braku planu (w przypadku braku planu ważna decyzja o warunkach zabudowy – jeśli została wydana),
• zaświadczenie Starosty, że działka nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją Starosty wydaną na podstawie inwentaryzacji stanu lasów, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach,
• informacja, czy działka leży na obszarze rewitalizacji bądź Specjalnej Strefy Rewitalizacji,
• zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia przed dniem 01 stycznia 2007 roku, a po dniu 01 stycznia 2007 roku – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku,
• ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie nieruchomości wraz z mapą lub inny dokument, z którego wynika zmiana oznaczenia nieruchomości (podział działek, scalenie, zmiana powierzchni), a zmiana ta nie została ujawniona w księdze wieczystej,
• opis nieruchomości i jej części składowych,
• zaświadczenie z urzędu Miasta/Gminy stwierdzające brak osób zameldowanych na pobyt stały i czasowy w budynku mieszkalnym bądź stwierdzające jakie osoby są zameldowane pod adresem nieruchomości
• cena sprzedaży oraz wartość rynkowa nieruchomości,
• pozostałe warunki (termin i sposób zapłaty oraz numer konta, termin wydania nieruchomości),
• umowa kredytowa wraz załącznikami – jeśli nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego

• dane osobowe stron umowy,
• odpis zwykły księgi wieczystej lub numer księgi wieczystej,
• podstawa nabycia nieruchomości, (np. wypis aktu notarialnego, odpis prawomocnego postanowienia Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu, wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia),
• zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia przed dniem 01 stycznia 2007 roku, a po dniu 01 stycznia 2007 roku – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku,
• opis lokalu,
• zaświadczenie z urzędu Miasta/Gminy stwierdzające brak osób zameldowanych na pobyt stały i czasowy w lokalu mieszkalnym bądź stwierdzające jakie osoby są w nim zameldowane,
• zaświadczenie dotyczące stanu zaległości za opłaty eksploatacyjne związane z lokalem,
• cena sprzedaży oraz wartość rynkowa lokalu,
• pozostałe warunki (termin i sposób zapłaty oraz numer konta, termin wydania nieruchomości),
• umowa kredytowa wraz załącznikami – jeśli nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego

• dane osobowe stron umowy,
• zaświadczenie ze Spółdzielni Mieszkaniowej o przysługującym danej osobie prawie do lokalu, jego oznaczeniu, składzie, powierzchni, podstawie nabycia, uregulowaniu wkładu budowlanego oraz opłat eksploatacyjnych lub
• zaświadczenie ze Spółdzielni Mieszkaniowej zawierające: informację komu przysługuje lokal i na jakiej podstawie, oznaczenie lokalu, wskazanie kondygnacji budynku, na której położony jest lokal, skład lokalu, powierzchnię lokalu, numer działki na której posadowiony jest budynek, w którym znajduje się lokal z podaniem numeru księgi wieczystej nieruchomości – w przypadku gdy dla lokalu nie jest prowadzona księga wieczysta i chcemy ją założyć,
• odpis zwykły księgi wieczystej lub numer księgi wieczystej – jeżeli została założona,
• podstawa nabycia nieruchomości, (np. wypis aktu notarialnego, przydział, umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, odpis prawomocnego postanowienia Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia),
• zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia przed dniem 01 stycznia 2007 roku, a po dniu 01 stycznia 2007 roku – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku,
• opis lokalu,
• zaświadczenie z urzędu Miasta/Gminy stwierdzające brak osób zameldowanych na pobyt stały i czasowy w lokalu mieszkalnym bądź stwierdzające jakie osoby są w nim zameldowane,
• cena sprzedaży oraz wartość rynkowa prawa,
• pozostałe warunki (termin i sposób zapłaty oraz numer konta, termin wydania nieruchomości),
• umowa kredytowa wraz załącznikami – jeśli nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego

• dane osobowe małżonków/ dane osobowe osób zamierzających zawrzeć związek małżeński,
• jeżeli umowę zawierają małżonkowie – odpis skrócony aktu małżeństwa,
• jeżeli umowa obejmuje rozszerzenie wspólności majątkowej na przedmioty należące do majątku osobistego jednego z małżonków, dodatkowo odpowiednie dokumenty dotyczące tegoż przedmiotu (numer księgi wieczystej, podstawa nabycia itp.)

• zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku Podatkowego jest wymagane, jeżeli sprzedający nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu nieodpłatnej renty, użytkowania oraz służebności dokonanej po 1 stycznia 2007 roku; przy czym zaświadczenie z urzędu skarbowego, odnośnie nabycia w drodze dziedziczenia, zawsze jest wymagane;
• jeżeli notariusz po wglądzie do księgi wieczystej stwierdzi, że nabycie nastąpiło na podstawie dziedziczenia, wówczas zażąda takiego zaświadczenia. Jeżeli zbywca zgubi lub nie znajdzie w posiadanych dokumentach odpisu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, to przed udaniem się do urzędu skarbowego będzie musiał zamówić taki odpis w sądzie cywilnym, gdzie toczyła się sprawa o stwierdzenie nabycia spadku. Zaświadczenie z urzędu skarbowego jest potrzebne niezależnie od tego, czy osoba dziedzicząca czy obdarowana jest zwolniona od podatku lub nastąpiło przedawnienie;
• dla strony kupującej korzystniejsza jest sytuacja, w której zbywca wymelduje się z lokalu przed zawarciem aktu – umowy sprzedaży. Jeżeli bowiem tego nie zrobi, to nowy właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły lokal, a się nie wymeldowały, a procedura ta jest dość długotrwała. Z samych względów formalnych wymeldowanie nie jest jednak konieczne do zawarcia umowy. Jeśli nabywcy wyrażają zgodę na późniejsze wymeldowanie, to nie ma przeszkód, aby taki zapis znalazł się w akcie. Podobna sytuacja dotyczy rozliczenia kosztów eksploatacyjnych – jest to kwestia umowy między stronami aktu notarialnego.